Ορισμός της έννοιας Intranet

Συνήθως, για να γίνει κατανοητή η έννοια του Intranet, αναφέρεται σαν το Internet μέσα στην επιχείρηση.

Οι πληροφορίες που διακινούνται δια μέσω ενός Intranet, δομούνται, αποθηκεύονται και παρουσιάζονται με χρήση τεχνολογίας Web.

Οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στο Intranet μέσω των φυλλομετρητών τους (Internet Explorer ή Netscape Navigator) που συνήθως είναι ρυθμισμένοι ώστε να ξεκινούν από την αρχική σελίδα  (home page) του εταιρικού Intranet. Από εκεί, οι εργαζόμενοι μπορούν να οδηγηθούν σε διάφορες εφαρμογές που βρίσκονται στο δίκτυο.

Το Intranet θα μπορούσε να περιγραφεί σαν το  νευρικό σύστημα της εταιρείας σας. Σε αυτό αποθηκεύονται δομημένες πληροφορίες οι οποίες μπορούν να επεξεργαστούν, να χρησιμοποιηθούν από όλες και συνεχώς και να διακινηθούν μέσω μιας εικονικής κοινότητας η οποία μπορεί να βρίσκεται διασκορπισμένη στη χώρα και να επικοινωνεί με ένα απόλυτα διαφανές δίκτυο. Αν υποθέσουμε δηλαδή ότι μία εταιρεία ή οργανισμός έχει εγκαταστήσει ένα Intranet το οποίο επεκτείνεται μέσω μισθωμένων γραμμών από τη Θεσσαλονίκη στην Αθήνα το Κιλκίς και την Ξάνθη, οι χρήστες μπορούν να έχουν διαφανή πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται, ανεξάρτητα από το σημείο στο οποίο βρίσκονται.

Για να υλοποιηθεί ένα Intranet, συνήθως είναι αρκετός ο υπάρχων εξοπλισμός μιας επιχείρησης με την προσθήκη κάποιων υλικών και λογισμικού και ίσως αναβαθμίσεων.

Εάν κάποιος ξεκινήσει από την αρχή, στα κόστη θα πρέπει να περιληφθούν  ο server, το δίκτυο, το λογισμικό και η εγκατάσταση αυτών.

To Intranet  μέσω λογισμικού ( firewall[1]) απαγορεύει την πρόσβαση ατόμων σε πληροφορίες της επιχείρησης ή του οργανισμού από άτομα που δεν έχουν ειδική  άδεια  (π.χ. κωδικό πρόσβασης). Ωστόσο, τα στελέχη της εταιρείας μπορούν με διαφανή τρόπο να μεταβούν στο Internet για συλλογή πληροφοριών.

Περισσότεροι ορισμοί…

Η έννοια  Intranet  ορίζεται ως εξής : [http://www.whatis.com/intranet.htm]“ Ένα Intranet είναι ένα ιδιωτικό δίκτυο μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Μπορεί να αποτελείται από πολλά Local Area Networks και χρησιμοποιεί μισθωμένες γραμμές σε ένα Wide Area Network. Συνήθως, ένα Intranet επικοινωνεί με το Internet μέσω ενός ή περισσότερων gateways. Ο κύριος σκοπός του είναι να διαμοιράσει τις πληροφορίες μιας εταιρείας και τούς υπολογιστικούς πόρους, στους εργαζόμενους. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να διευκολύνει την ομαδική εργασία και τις τηλεδιασκέψεις.

Ένα intranet χρησιμοποιεί TCP/IP, HTTP και άλλα πρωτόκολλα του Internet.

Συνήθως οι μεγάλες εταιρείες αφήνουν εξωτερικούς χρήστες να  έχουν πρόσβαση στα intranets, μέσω firewalls έτσι ώστε να διασφαλίζεται η ακεραιότητα του intranet. Όταν ένα μέρος του Intranet μπορεί να προσεγγιστεί από πελάτες, προμηθευτές, κ.τ.λ., εκείνο το κομμάτι του δικτύου γίνεται Extranet. “

Μία πολύ καλή γραφική αναπαράσταση ενός Intranet σε σχέση με το Internet αλλά και το Extranet είναι η παρακάτω :

Εικόνα 1

Εάν θέλουμε να αναπαραστήσουμε τη δομή ενός Intranet θα μπορούσαμε να δούμε αρχικά το παρακάτω μοντέλο :

Εικόνα 2

Οι πληροφορίες βέβαια, φαίνονται στατικές, κάτι το οποίο στη σύγχρονη πραγματικότητα δεν ισχύει αλλά παραθέσαμε την εικόνα για λόγους κατανόησης. Βλέπουμε δηλαδή, ότι κάτι κατά κύριο λόγο ο χρήστης μέσω του φυλλομετρητή του περιηγείται σε HTML έγγραφα τα οποία βρίσκονται στον sever.

Ένα πιο πραγματικό μοντέλο όμως είναι το παρακάτω, το οποίο συναντάται στον πραγματικό κόσμο με κάποιες παραλλαγές, αναλόγως με τις ανάγκες της εταιρείας :

Εικόνα 3

Στο παραπάνω σχήμα, οι πληροφορίες παίρνουν την τελική τους μορφή μόλις απαιτηθούν από τον χρήστη. Με άλλα λόγια, δεν υπάρχει προαποθηκευμένο το περιεχόμενο μιας σελίδας αλλά μόνο η μορφή της. Ο χρήστης εισάγει στο φυλλομετρητή ένα URL ή ένα link για κάποιο script που βρίσκεται στο server. Πολλές φορές βλέπουμε ότι οι διευθύνσεις τις οποίες εισάγουμε στον φυλλομετρητή δεν έχουν κατάληξη html όπως μια συνηθισμένη σελίδα αλλά π.χ. .asp. Αυτό σημαίνει ότι όταν εισάγουμε αυτή τη σελίδα, αιτούμαστε στο server να τρέξει ένα script της μορφής asp και το οποίο μπορεί να είναι γραμμένο σε γλώσσα VBScript ή κάποια άλλη. Έπειτα, το script αντλεί στοιχεία από μια βάση δεδομένων και μετατρέπει τα στοιχεία σε HTML έγγραφο το οποίο και βλέπουμε στο φυλλομετρητή μας.

Αντίστοιχα λειτουργούν και τα scripts cgi.

Για να γίνει ακόμη πιο κατανοητή αυτή η διαδικασία, παραθέτουμε το παρακάτω παράδειγμα :

Εικόνα 4

Έστω ότι έχουμε διαθέσιμη μία φόρμα βιβλιοθήκης που μας δίνει τη δυνατότητα να προσθέτουμε, να αφαιρούμε και να ψάχνουμε βιβλία. Η εφαρμογή του παραπάνω μοντέλου εδώ, είναι απαραίτητη. Εάν η υπεύθυνος της βιβλιοθήκης προσθέσει ένα νέο βιβλίο στη βάση δεδομένων,  θα πρέπει να το δούμε στην επόμενη αναζήτησή μας. Εάν είχαμε σελίδες HTML στατικές (χωρίς χρήση script), τότε η υπάλληλος θα έπρεπε να ενημερώσει την HTML σελίδα, κάτι το οποίο απαιτεί γνώσεις HTML και επέμβαση από μέρους της στον server. Με τη χρήση script όμως, κάθε φορά που εμείς ψάχνουμε, αντλούμε κάθε φορά τα στοιχεία των βιβλίων από τη βάση δεδομένων. Το script διαλέγει τα βιβλία εκείνα που συμφωνούν με τα κριτήρια που εμείς θέσαμε και κατόπιν δημιουργεί μία HTML σελίδα η οποία είναι και το τελικό αποτέλεσμα της εξερεύνησής μας.

Ένα παρόμοιο μοντέλο, το οποίο και αναμένεται να επικρατήσει στο μέλλον είναι αυτό με τη χρήση του προτύπου XML.

Εικόνα 5

Λίγα λόγια για την XML

Η γλώσσα (ή σωστότερα μετα-γλώσσα –meta language-) XML είναι ένα υποσύνολο τoυ προτύπου  SGML. Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ HTML και XML είναι ότι η HTML είναι μια γλώσσα που περιγράφει κυρίως την εμφάνιση μιας σελίδας. Παραδείγματος χάριν, το tag <H2> είναι ένα headline που απεικονίζεται σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Η XML αντίθετα δεν περιγράφει τη μορφή μιας σελίδας αλλά τι είναι οι λέξεις ή τα δεδομένα που βρίσκονται σε ένα έγγραφο. Στην XML π.χ. μπορούμε να ορίσουμε ένα tag  με το όνομα <First_Name> και σε αυτό το tag  να περικλείονται ονόματα.  Ενώ δηλαδή η HTML συνδυάζει δομή και εμφάνιση, η XML τα διαχωρίζει. Αυτό σημαίνει ότι τα έγγραφα σε XML μπορούν να χρησιμοποιηθούν πιο εύκολα σε διάφορα είδη εφαρμογών.

Για να γίνουν τα παραπάνω πιο κατανοητά, παραθέτουμε μερικούς ορισμούς της XML :

« Η XML είναι  μια markup γλώσσα για έγγραφα που περιέχουν δομημένες πληροφορίες. Οι δομημένες πληροφορίες μπορούν να περιέχουν όλα τα είδη πληροφοριών (λέξεις, εικόνες κ.λ.π.)  και κάποιες ενδείξεις  για το ρόλο αυτών των πληροφοριών (π.χ., το περιεχόμενο μιας επικεφαλίδας έχει διαφορετική σημασία από το περιεχόμενο ενός υποσέλιδου). Σχεδόν όλα τα έγγραφα έχουν κάποια δομή.

Μία markup γλώσσα είναι ένας μηχανισμός για να αναγνωρίζουμε τη δομή σε ένα έγγραφο (document). Το πρότυπο της XML ορίζει έναν συγκεκριμένο τρόπο να προσθέτουμε markup σε ένα έγγραφο.»

[Walsh N., What is XML?, http://www.xml.com/xml/pub/98/10/guide1.html]

« Η XML είναι ένας ευέλικτος τρόπος δημιουργίας κοινής μορφοποίησης (format) και διαμοιρασμό format και δεδομένων στο  Word Wide Web, σε Intranets και αλλού. Παραδείγματος χάριν, οι κατασκευαστές ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορεί να συμφωνήσουν σε μία τυποποίηση ή σε έναν κοινό τρόπο περιγραφής ενός προϊόντος και μετά να περιγράψουν τις πληροφορίες του προϊόντος με XML. Ένας τέτοιος προκαθορισμένος τρόπος περιγραφής δεδομένων, θα επέτρεπε σε κάποιον χρήστη να στείλει έναν “intelligent agent” στα Web sites κάθε κατασκευαστή υπολογιστών, να μαζέψει στοιχεία και να τα συγκρίνει   για να βρει π.χ. τη φθηνότερη μνήμη.»

[http://whatis.com/xml.htm]

Οι ειδικοί της Intel, αξιολόγησαν την XML ως εξής :

« Η XML αναδύεται σαν ένας ισχυρός μηχανισμός ανταλλαγής δεδομένων για επιχειρησιακές εφαρμογές και για το Web. Η XML είναι μια κυρίαρχη τεχνολογία όχι μόνο για τις χρησιμοποιούμενες πληροφορίες μέσα στην επιχείρηση αλλά και για τις συναλλακτικές δυνατότητες μεταξύ των επιχειρήσεων μέσω του Internet και επιχειρησιακών Intranets.»

[http://realtimes.com/rtnews/rtipages/19990226_whatisxml.htm]

       Παρακάτω παρουσιάζουμε συνοπτικά μερικούς λόγους για τους οποίους θα έπρεπε να επιλεχθεί το πρότυπο XML :

Όλα τα HTML έγγραφα είναι ήδη και XML. H XML μπορεί να ορίσει εκδοχές της HTML.

Ορίζοντας τη δική μας markup γλώσσα μπορούμε να προγραμματίσουμε με μεγαλύτερη ακρίβεια και σαφήνεια.

Δείχνει πολύ καλύτερα τη δομή ενός εγγράφου άρα διευκολύνει την πλοήγηση και την ανεύρεση.

Επιτρέπει σε ένα έγγραφο να απεικονίζεται με πολλούς τρόπους (μέσω XSL ή CSS).

Οι δυνατότητες διασύνδεσης υπερκειμένου (hypertext linking) είναι πολύ μεγαλύτερες από τις αντίστοιχες της HTML.

Είναι ανεξάρτητη από πλατφόρμες

Η XML μειώνει το φόρτο των δικτύων. Ένα ερώτημα το οποίο τίθεται σε HTML και τα αποτελέσματά του διαβιβάζονται στον πελάτη (client) δε μπορεί να επεξεργαστεί, ενώ στην XML μπορούμε  π.χ. να συγκεκριμενοποιήσουμε περαιτέρω το ερώτημα. Στην HTML αντίθετα πρέπει να θέσουμε νέο ερώτημα.

Είναι ευρέως διαδεδομένο  ότι η XML είναι το επόμενο βήμα στην εξέλιξη του web.

Ένα έγγραφο XML πρέπει να είναι σωστά μορφοποιημένο (well formed), αλλιώς ο parser δεν το προβάλλει. Ta tags της XML είναι case sensitive και όταν ανοίγει κάποιο tag πρέπει απαραίτητα και να κλείνει.

Επίσης, τα στοιχεία που έχουν σχέση γονέα – παιδιού (nested) θα πρέπει να είναι δομημένα σωστά ώστε το έγγραφο να είναι well formed.

Για τις απλές σελίδες ωστόσο προτείνουμε HTML αφού έχει μια σειρά πλεονεκτημάτων όπως το ότι δεν είναι case sensitive, δεν είναι απαραίτητο να είναι well formed κ.τ.λ.

Εξέλιξη των Intranets

Από τα στοιχεία που δημοσιεύονται στο διαδίκτυο από διάφορους ειδικούς ερευνητές, φαίνεται ότι ο επιχειρηματικός κόσμος κατανόησε την αναγκαιότητά τους και γι αυτό ο ρυθμός εγκατάστασης τέτοιων δικτύων είναι αλματώδης. Αναλυτικότερες πληροφορίες μπορούν να βρεθούν σε πολλούς σχετικούς δικτυακούς τόπους, όπως στον :

http://www.intranetroadmap.com/websearch.cfm?engine=AltaVista&query=intranet+growth&RequestTimeout=360

Η παρακάτω εικόνα παρουσιάζει συγκριτικά μεγέθη, μεταξύ Internet και Intranet servers.

Εικόνα 6

Διαφορές  Intranet & Internet

Οι κύριες διαφορές για τον χρήστη, μεταξύ  Internet και Intranet μπορούν να εντοπισθούν με βάση τον τρόπο πρόσβασης στις σελίδες τους.

Στο Internet μπορούμε να περιηγηθούμε χωρίς περιορισμούς ενώ σε ένα Intranet η πρόσβαση περιορίζεται στα στελέχη της εταιρείας ή του οργανισμού.

Στο Internet υπάρχει μεγάλος όγκος πληροφοριών γενικού ενδιαφέροντος ενώ στο Intranet οι πληροφορίες που διακινούνται για διάφορους λόγους δε μπορούν να κοινοποιηθούν (π.χ. λίστες πελατών, πιστωτικά και χρεωστικά υπόλοιπα κ.λ.π.).

ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ  Intranet

Example Applications addressing critical business needs.

Business Area

Application Types

Sales and Marketing

product specifications, pricing charts

sales leads

competitive information

lists of key customer wins

program calendars

online training materials

sales presentations

Product Development

Product specifications, designs, milestones

team member listings and responsibilities

customer issues

competitive products

Human Resources

benefits information and enrollment

corporate policies

company mission

job postings

searchable phone directories

annual report

employee development

classified bulletin boards

medical referrals

organization chart

Finance

expense reports

company supply

automated business forms

analysis tools

Information Systems

information systems feedback

online technical support

Customer Service

share status reports on problems for response to customers

get information on status of customers' orders

online training to respond to customer queries

http://www.webworks.com.au/NS_Intranet_egs.htm

Ωφέλειες από τη χρήση Intranet

Είναι σχεδόν αντιληπτό από όλους όσους ασχολούνται με τη διοίκηση επιχειρήσεων, ότι η πληροφορία είναι ένας τόσος σημαντικός πόρος όσο τα πάγια και οι ανθρώπινοι πόροι.

Επίσης, όλες σχεδόν οι σύγχρονες επιχειρήσεις έχουν στραφεί σε ένα πελατοκεντρικό management ώστε να αντεπεξέλθουν στον ανταγωνισμό. Η έγκυρη και έγκαιρη εξυπηρέτηση του πελάτη, δεν αποτελεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για τις εταιρείες αλλά παράγοντα επιβίωσης. Η εφαρμογή ενός Intranet μπορεί να βοηθήσει στην υλοποίηση των παραπάνω στόχων, ως εξής :

• Ερωτηματολόγια πελατών : ερωτήσεις σχεδιασμένες από την επιχείρησή σας ώστε να αποκομίσετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε

• Οι πελάτες μπορούν να παραγγείλουν on-line, να δουν τα αποθέματα των προϊόντων που τους ενδιαφέρουν, φορτώσεις, κ.λ.π.

• Οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται, άμεσα

• Τα δικαιώματα πρόσβασης μπορούν να οριστούν ανάλογα με τη θέση του εργαζόμενου

• Οι συναλλαγές παρακολουθούνται αυτόματα

• Οι βάσεις δεδομένων ανανεώνονται δυναμικά

• Οι επικοινωνίες μεταξύ των στελεχών γίνονται άμεσα και φθηνά

• Τα στελέχη της εταιρείας μπορούν να δουλεύουν και εκτός γραφείου

Τα οφέλη και τα αποτελέσματα της χρήσης Intranet εξαρτώνται τόσο από τις ανάγκες της εταιρείας αλλά και από την ποιότητα του Intranet που επιλέγεται για εφαρμογή. Υπάρχει πληθώρα εταιρειών που αναλαμβάνει τέτοια έργα και εύκολα μπορούν να βρεθούν στο διαδίκτυο ακόμη και demo εκδόσεις εφαρμογών Intranet.

Επιλογή της κατάλληλης πλατφόρμας Intranet

Πριν την επιλογή της πλατφόρμας που σκοπεύουμε να χρησιμοποιήσουμε σε ένα Intranet, είναι απαραίτητο να εξετάσουμε κάποια κριτήρια και να τα αξιολογήσουμε πριν καταλήξουμε στην επιλογή μας.

Οι πλατφόρμες  που συνήθως χρησιμοποιούνται στον server[2] ενός Intranet φαίνονται παρακάτω, όπως και τα θετικά τους σημεία τα οποία σημειώνονται με +

Περισσότερες λεπτομέρειες για τα κριτήρια της παραπάνω σύγκρισης, υπάρχουν στη διεύθυνση :

http://www.pcquest.com/aug97/osintra.html

Μια άλλη προσέγγιση που θα μπορούσαμε να προτείνουμε είναι η παρακάτω :

Ευκολία εγκατάστασης : σαν ευκολία εγκατάστασης μπορούμε να ορίσουμε την ευκολία και την ταχύτητα με την οποία εγκαθιστούμε το λειτουργικό σύστημα, το hardware και διάφορες Intranet εφαρμογές στο δίκτυό μας.  Εδώ τα Windows NT φαίνεται να έχουν κάποιο προβάδισμα έναντι των άλλων πλατφόρμων καθώς είναι τα πιο φιλικά στον διαχειριστή του δικτύου.

Λειτουργικότητα : Το Unix και τα Windows NT φαίνονται να είναι οι πιο λειτουργικές πλατφόρμες αφού μόλις τις εγκαθιστούμε, έχουμε news, mail και ftp.

Επεκτασιμότητα  (scalability) : Η δυνατότητα της αύξησης της απόδοσης της πλατφόρμας καθώς θα υπάρχουν ολοένα και αυξανόμενες ανάγκες σε πόρους (χωρητικότητα δίσκων,  μνήμη, επεξεργαστές, δικτυακές συνδέσεις). Το Unix και τα Windows NT είναι φανερά καλύτερα σε αυτόν τον τομέα.

Διαθεσιμότητα εργαλείων από άλλους κατασκευαστές : Ενώ το Netware δεν έχει καμία πιθανότητα επιλογής σε αυτόν τον τομέα , όλες οι άλλες πλατφόρμες παρέχουν δυνατότητες πολλών επιλογών με επικρατέστερες τα NT και το Unix.

Φαίνεται ότι τα Windows NT και η παραλλαγή του Unix, Linux, είναι σήμερα η επιβεβλημένη επιλογή. Και αυτή η επιλογή δεν καθορίζεται μόνο από τα κριτήρια που παρουσιάσαμε αλλά και από το γεγονός ότι εύκολα βρίσκει κάποιος διαχειριστές δικτύων για τις παραπάνω πλατφόρμες και  πολύ δύσκολα για τις υπόλοιπες, αφού το μερίδιο της αγοράς που κατέχουν είναι μηδαμινό.

Distributed Computing Strategy

Ένας λόγος της ευρείας διάδοσης των  Intranets είναι το ότι υποστηρίζουν πλήρως την επονομαζόμενη «στρατηγική κατανεμημένων πόρων»  (Distributed Computing Strategy).

Οι Intranet servers βρίσκονται στα σημεία εκείνα που ελαχιστοποιούν τους χρόνους  διαχείρισης ή μεταφοράς περιεχομένου, π.χ. στο τμήμα του διαχειριστή του συστήματος. Βέβαια, η δυνατότητα Remote Server Management κάνει δυνατή τη διαχείριση του server από οποιοδήποτε άλλο σημείο. Έτσι, ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να εργάζεται,  να συντηρεί και να κάνει αλλαγές από όπου βρίσκεται και χωρίς να επηρεάζεται από απαιτήσεις άλλων τμημάτων.

Οι επιμέρους ενδιαφερόμενοι, π.χ. το οικονομικό τμήμα το οποίο θέλει να ανανεώσει τα περιεχόμενα του server που το αφορούν, μπορούν και αυτοί κατά τον ίδιο τρόπο να προσεγγίσουν τον sever, εάν βέβαια έχουν και τις κατάλληλες άδειες πρόσβασης.

Γενικότερα, είναι συνηθισμένη η παρακάτω κατανομή πληροφοριών σε μια εταιρεία :

Εικόνα 7

Από το παραπάνω σχεδιάγραμμα φαίνονται και μερικά είδη πληροφοριών που  μπορούμε να κατανείμουμε μέσω ενός Intranet. Περισσότερο συγκεκριμένα θα μπορούσαμε να έχουμε «τομείς» πληροφοριών όπως :

·         Πληροφορίες για τους ανταγωνιστές

·         Διαχείριση ανθρώπινων πόρων

·         Τεχνική υποστήριξη

·         Οικονομικές πληροφορίες

·         newsletters της εταιρείας

·         project management

·         ISO 9000 πιστοποιήσεις

10 κύρια σημεία για ένα επιτυχημένο Intranet

http://www.intranetjournal.com/planning/intranetpoints.html

1.Αρχίστε συγκεντρώνοντας αντιπροσώπους από όλα τα τμήματα που θα έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες, ή και θα δημιουργούν πληροφορίες. Κάθε τμήμα θα δημοσιεύει και θα έχει πρόσβαση σε διαφορετικά είδη πληροφοριών αλλά προσπαθήστε να συνδυάσετε αυτές τις πληροφορίες σε ένα συνεκτικό  site.

2. Προσχεδιάστε το δίκτυό σας σε συνεργασία με την ομάδα intranet . Συγκεντρώστε όλους τους ειδικούς λογισμικού και hardware που θα συμμετάσχουν στη δημιουργία του Intranet και συζητείστε για το τι θα κάνει το τελικό δίκτυο και πως περίπου θα μοιάζει.

3.Διασφαλείστε ότι θα δώσετε δικαιώματα πρόσβασης στο site ή σε τμήματα αυτού σε κάποιους συγκεκριμένους και κατάλληλους ανθρώπους. Μεταβιβάζοντας υπευθυνότητες, όλοι θα ξέρουν για ποιο καθήκον είναι υπεύθυνοι, γεγονός που θα συμβάλλει στην επιτάχυνση της υλοποίησης του δικτύου αλλά και στο ξεκαθάρισμα αρμοδιοτήτων.

4. Μην υποθέτετε αυθαίρετα ότι όλοι οι τελικοί χρήστες έχουν τις καλύτερες εκδόσεις hardware και λογισμικού. Ελέγξτε τι υπάρχει.

 5.Μην επενδύετε σε εργαλεία που απαιτούν περαιτέρω εκπαίδευση. Αυτοί που θα παράγουν πληροφορίες πρέπει να κατέχουν τα κατάλληλα εργαλεία .

6. Να υπάρχει η δυνατότητα συγκέντρωσης στατιστικών που αφορούν στο Intranet (οn line έρευνες, συχνότητα επισκέψεων σε σελίδες κ.τ.λ.) Έτσι μπορείτε να προσαρμόσετε το site σας στις ανάγκες των συνεργατών σας.

 7.Εάν υπάρχουν πολλοί συνεργάτες που παράγουν πληροφορίες για το site, περισσότερους δηλαδή από 6, προσπαθήστε να συντονίσετε ενέργειες και περιεχόμενα σε ένα λογικό και ευέλικτο σχήμα.

8. Σχεδιάστε ένα χρονοδιάγραμμα για  backups του site . Σχεδιάστε επίσης μια εναλλακτική λύση σε περίπτωση που το site «πέσει».

9. Έχετε υπ’όψην σας την ετοιμότητα των προμηθευτών σας να προσαρμόζονται στις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες της πληροφορικής και να σας παρέχουν εργαλεία που θα ταιριάζουν στις ανάγκες σας.

10.Σχεδιάστε το Intranet σας όσο το δυνατό λειτουργικό και όχι εντυπωσιακό. Τα  Intranets χρησιμοποιούνται ευρέως για τη διάχυση πληροφοριών και την πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων. Μην κάνετε δύσκολη την ανεύρεση στοιχείων χάριν εντυπωσιασμού. Συγκρίνετε διάφορα προϊόντα πριν καταλήξετε στο λογισμικό που θα χρησιμοποιήσετε.

Ορισμός της έννοιας Extranet

Extranet :

Μία  client/server εφαρμογή που χρησιμοποιεί εργαλεία και πρωτόκολλα του Web και τρέχει σε ένα εσωτερικό δίκτυο. Ένα extranet είναι ένα είδος υβριδικής εφαρμογής, μεταξύ ενός δημόσιου δικτύου και ενός  intranet. Οι εταιρείες μπορούν να επιτρέψουν τους πελάτες τους να έχουν πρόσβαση σε ορισμένα κομμάτια του δικτύου τους. (Source: Informix Unleashed). Ή

Ένα  δίκτυο βασισμένο στο ΙΡ  που διευκολύνει τη ροή πληροφοριών μεταξύ  μιας εταιρείας και αυτών που συναλλάσσονται μαζί της. (Source: Scott Mueller Library - Computer Dictionary).

Μετά τον ορισμό του Extranet μπορούμε να δούμε συνοπτικά και τη διαφορά μεταξύ των κυριότερων τριών γνωστών μας δικτύων στην  παρακάτω εικόνα :

Εικόνα 8

Το συνηθέστερο μοντέλο που ακολουθούν οι εταιρείες είναι το παρακάτω :

Εικόνα 9

Για την εκδοχή του ηλεκτρονικού εμπορίου, το μοντέλο τροποποιείται ως εξής :

Εικόνα 10

Τα Extranets σήμερα χρησιμοποιούνται με διαφορετικούς τρόπους :

• Εξυπηρέτηση πελατών

• Υποστήριξη

• Εισαγωγή παραγγελιών

• Extended supply chain

• Remote development projects

Υπάρχουν πολλά πράγματα να κοστολογηθούν από τον σχεδιαστή ενός Extranet που συνοπτικά είναι :

• Επιπρόσθετο hardware δικτύου, όπως γέφυρες, firewalls και routers.

• Κόστη εγκατάστασης από τον παροχέα επικοινωνιών (ΟΤΕ)

• Μηνιαία κόστη μόνιμης σύνδεσης

Επίσης, είναι πολλές οι ειδικότητες οι οποίες πρέπει να καλυφθούν για τη δημιουργία και λειτουργία ενός Extranet :

• Network Architect

• Security Specialist

• Network Administrator

• System Architect

• Graphics Designer

• Web Developer

• Database Administrator

• Process Manager

- Είναι πολύ σημαντικό να μπορούμε να καταλήξουμε σε έναν προϋπολογισμό το δυνατότερο ακριβή. Υπάρχουν κόστη setup (hardware, software, κ.λ.π..) όπως και μόνιμα κόστη (μισθωμένες γραμμές κ.λ.π.)

Τα έξοδα startup περιλαμβάνουν το απαραίτητο ανθρώπινο δυναμικό που θα σχεδιάσει και θα εγκαταστήσει το δίκτυο που θα χρησιμοποιηθεί σαν Extranet. Αυτά τα κόστη καλύπτουν και τα έξοδα εγκατάστασης σε φυσικό επίπεδο (καλώδια κ.λ.π.) και εξαρτώνται στενά από   το νέο hardware που θα εγκατασταθεί όπως και από την έκτασή του δικτύου.

Τα  «Communications startup costs»  περιλαμβάνουν τα πάγια που ο παροχέας της σύνδεσης θα χρεώσει για την ένωση των γραμμών της εταιρείας. Αυτά τα πάγια εξαρτώνται από το την      ταχύτητα και των τύπο των γραμμών .

Τα τακτικά κόστη είναι αυτά που χρειάζονται για να κρατήσουμε τη γραμμή μας συνδεμένη. Η γραμμή μπορεί να ξεκινά από μία φθηνή ISDN και να φτάνει σε σε συνδέσεις μεγάλου εύρους όπως η ATM.

Στην παρακάτω λίστα θα παρουσιάσουμε τα παραπάνω κόστη αλλά και άλλα, πιο συνοπτικά:

Communications line installation: Ένα κόστος εγκατάστασης για τη φυσική σύνδεση μεταξύ των εμπλεκόμενων πλευρών.

Μηνιαία κόστη γραμμής : Κόστη που εξαρτώνται από την ταχύτητα και το είδος της γραμμής

Firewall: Πρέπει να υπάρχει ένα firewall που θα διαχωρίζει τη γραμμή σύνδεσης από τον server του extranet. Επίσης πρέπει να υπάρχει ένα firewall μεταξύ του  extranet server και του  LAN στην περίπτωση που οι εξωτερικοί συνεργάτες θα έχουν πρόσβαση στο τοπικό δίκτυο.

Router: Ένας  router ή ένα switch είναι απαραίτητο για τη σύνδεση με τη γραμμή επικοινωνίας.

Switch: Το switch επιτρέπει point-to-point συνδέσεις. Τα switches διαλέγονται συχνά αντί των routers για εφαρμογές VPN γιατί ενσωματώνουν IP tunneling και data encryption.

Web server hardware: Ανάλογα με το είδος της πλατφόρμας που θα χρησιμοποιήσουμε θα επιλέξουμε και τον server.

Server software: Δημοφιλής servers για πλατφόρμες PC :

• Microsoft's IIS

• Netscape Communications Corp.'s Enterprise Server

• Netscape's Fast Track Server

• Apache Software Foundation's Apache Server

Δημοφιλής Web servers για πλατφόρμες UNIX :

• Sun Microsystems Inc.'s Java WebServer

• Netscape's Enterprise Server

• Netscape's Fast Track Server

• Apache's Apache Server

Επίσης άλλα κόστη που πρέπει να προβλεφθούν είναι  η ανάπτυξη και η συντήρηση εφαρμογών.

Groupwares

Σαν “groupware ορίζονται τα προγράμματα που σαν σκοπό τους έχουν την ομαδική συνεργασία ανθρώπων που χρησιμοποιούν απομακρυσμένους υπολογιστές. Οι υπηρεσίες των groupwares μπορούν να περιλαμβάνουν διαμοιρασμό ημερολογίων, ταυτόχρονη συγγραφή κειμένων. Διαχείριση ηλεκτρονικών επιστολών , διαμοιρασμένη πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων, συνομιλία σε πραγματικό χρόνο (chat) κ.λ.π. Τα πιο δημοφιλή παραδείγματα τέτοιων εφαρμογών είναι το Lotus Notes,  Microsoft Exchange, CU-SeeMe  και Microsoft NetMeeting. “

[ http://whatis.com/groupwar.htm ]

Η λύση που θα προτείναμε είναι το ICQ groupware καθώς παρουσιάστηκε το πιο σταθερό από όσα έχουμε δοκιμάσει  , και διαθέτει το φιλικότερο περιβάλλον.

 Επίσης οι απαιτήσεις του σε πόρους είναι πολύ μικρές. Η εφαρμογή αυτή αναπτύχθηκε ειδικά για χρήση  εντός των επιχειρήσεων, σε Intranet περιβάλλον. Οι υπηρεσίες που παρέχει η δωρεάν έκδοση είναι εκπομπή και ανταλλαγή μηνυμάτων, ανταλλαγή αρχείων, διαμοιρασμός βάσεων δεδομένων μέσω ODBC, διαχείριση ηλεκτρονικών, εξαίρετο interface για το διαχειριστή του δικτύου μηνυμάτων και όλες τις υπηρεσίες που παρέχει η γνωστή και διαδεδομένη έκδοση του icq για προσωπικούς υπολογιστές. Το icq groupware μπορεί να ανταποκριθεί ικανοποιητικά σε 200 το πολύ χρήστες. Το ICQ επίσης, λειτουργεί άψογα στο Web και είναι ευρέως γνωστό.

Η δικτυακή τοποθεσία του προϊόντος βρίσκεται στη διεύθυνση :

http://www.icq.com/groupware/

Δείγμα του icq groupware ακολουθεί στην επόμενη σελίδα