Σύνδεση και Διαχείριση Πολλαπλών Φύλλων Εργασίας

Σε πολλά φύλλα εργασίας, χρειαζόμαστε δεδομένα που βρίσκονται σε άλλα φύλλα εργασίας του ίδιου ή και διαφορετικού βιβλίου εργασίας. Αν αυτά τα εξωτερικά δεδομένα αλλάζουν συχνά, θα πρέπει κάθε φορά να κάνουμε αλλαγές και στο φύλλο εργασίας που τα χρησιμοποιούμε. Το Εxcel μάς δίνει τη δυνατότητα να συνδέσουμε δύο φύλλα, οπότε με οποιαδήποτε αλλαγή στο πηγαίο φύλλο εργασίας (εκεί δηλαδή που βρίσκονται τα εξωτερικά δεδομένα), ενημερώνεται αυτόματα και το εξαρτώμενο φύλλο εργασίας.

Για παράδειγμα, στο βιβλίο εργασίας Κέρδη 2002 τα έσοδα και τα έξοδα κάθε χρονιάς θα μπορούσαμε  να τα έχουμε αποθηκεύσει σε διαφορετικά φύλλα εργασίας. Επιλέγουμε το φύλλο εργασίας Φύλλο2, κάνουμε κλικ με το ποντίκι πάνω στην καρτέλα του, και εισάγουμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας.

Υπολογίζουμε τα σύνολα των εσόδων - εξόδων του έτους 1999 με τη συνάρτηση SUM. Πίσω στο φύλλο εργασίας Φύλλο1, διαγράφουμε τα περιεχόμενα των κελιών Β10 και Β11.

Για να συνδέσουμε το κελί Β10 του φύλλου εργασίας Φύλλο1 με το κελί Β17 του φύλλου εργασίας Φύλλο2, πληκτρολογούμε το σύμβολο "=" (ίσον) στο κελί Β10. Μεταφερόμαστε στο φύλλο εργασίας Φύλλο2, επιλέγουμε το κελί Β17 και πατάμε το πλήκτρο [Enter]. Το Excel θα μας μεταφέρει πίσω στο Φύλλο1 και στο Β10 θα εμφανιστεί το ποσό 15847.91, ενώ ο τύπος του είναι =Φύλλο2!Β17. Δηλαδή ο τύπος αναφέρεται στο κελί Β17 του φύλλου εργασίας Φύλλο2.

Παρόμοια στο κελί Β11 του φύλλου εργασίας Φύλλο1 πληκτρολογούμε το σύμβολο "=" και κάνουμε κλικ με το ποντίκι στην καρτέλα του φύλλου εργασίας Φύλλο2. Επιλέγουμε το κελί C17 και πατάμε το πλήκτρο [Enter].
Στο φύλλο εργασίας Φύλλο1, το κελί Β11 έχει περιεχόμενο 41000000 και ο τύπος του είναι =Φύλλο2!C17.

'Όπως φαίνεται από τα παραπάνω, η αναφορά σε ένα κελί που ανήκει σε άλλο φύλλο του ίδιου βιβλίου εργασίας σχηματίζεται από το όνομα του φύλλου εργασίας ακολουθούμενο από το χαρακτήρα Θαυμαστικό "!" και την αναφορά του κελιού.

Κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας Φύλλο2, αυτόματα το Excel θα ενημερώνει τα συνδεδεμένα κελιά του φύλλου εργασίας Φύλλο1.

Η σύνδεση μεταξύ δύο φύλλων που ανήκουν σε διαφορετικά βιβλία εργασίας γίνεται με ανάλογο τρόπο. Ανοίγουμε και τα δύο βιβλία εργασίας και μεταφερόμαστε από το ένα βιβλίο στο άλλο, με τη βοήθεια του μενού Παράθυρο.

Για να συνδέσουμε το κελί Α1 του πρώτου φύλλου του βιβλίου εργασίας Ανάλυση με το κελί Β17 του δεύτερου φύλλου του βιβλίου εργασίας Κέρδη 2002, πληκτρολογούμε αρχικά το χαρακτήρα "=" στο κελί Α 1 . Μέσω του μενού Παράθυρο μεταφερόμαστε στο βιβλίο εργασίας Κέρδη 2002 και επιλέγουμε την καρτέλα Φύλλο2. Επιλέγουμε το κελί Β17 που περιέχει τα δεδομένα και πατάμε το πλήκτρο [Enter].

Πίσω στο Φύλλο1 του βιβλίου εργασίας Ανάλυση, παρατηρούμε ότι το κελί Α1 συνδέθηκε με το κελί '[Κέρδη2002.xls]Φύλλο2'!$Β$17. Δηλαδή στην αναφορά προστέθηκε και το όνομα του βιβλίου εργασίας μέσα σε τετράγωνες αγκύλες.