Λέγοντας αντικείμενα εννοούμε για παράδειγμα έναν πίνακα, ένα γράφημα, μία εικόνα και γενικά οποιαδήποτε άλλη μορφή πληροφορίας που δημιουργήθηκε σε κάποια άλλη εφαρμογή, την οποία εισάγουμε και αποθηκεύουμε σ' ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Οι μεγαλύτερες διαφορές μεταξύ ενσωματωμένων και συνδεδεμένων αντικειμένων είναι η θέση στην οποία αποθηκεύονται οι πληροφορίες καθώς και ο τρόπος ενημέρωσής τους. Τα ενσωματωμένα αντικείμενα γίνονται κομμάτι του εγγράφου στο οποίο εισάγονται (αρχείο προορισμού). Οι ενσωματωμένες πληροφορίες δεν ενημερώνονται αν αλλάξουν τα δεδομένα προέλευσης. Αντίθετα το συνδεδεμένο αντικείμενο είναι αποθηκευμένο στο αρχείο προέλευσής του. Το βιβλίο εργασίας του Excel αποθηκεύει μόνο τη θέση του αρχείου προέλευσης και εμφανίζει μια αναπαράσταση των συνδεδεμένων πληροφοριών.
Για να τροποποιήσουμε ένα ενσωματωμένο αντικείμενο, κάνουμε διπλό κλικ πάνω του, ώστε να το ανοίξουμε στην εφαρμογή στην οποία δημιουργήθηκε. Οι αλλαγές, τις οποίες Θα κάνουμε στο ενσωματωμένο αντικείμενο, αντανακλώνται στο αρχείο προορισμού. Για να τροποποιήσουμε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο, κάνουμε τις αλλαγές στο αρχείο προέλευσης. Το συνδεδεμένο αντικείμενο στο αρχείο προορισμού ενημερώνεται αυτόματα ή μετά από αίτηση, γιατί υπάρχει μία σύνδεση μεταξύ των δύο αρχείων.
Στην πράξη αυτό σημαίνει, ότι όταν ενσωματώσουμε για παράδειγμα, μία εικόνα σ' ένα φύλλο εργασίας, αυτή θα γίνει μέρος του βιβλίου εργασίας. Όταν κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο ενσωματωμένο αντικείμενο (εικόνα), ανοίγει η εφαρμογή στην οποία δημιουργήθηκε μαζί με την εικόνα.
Μπορούμε λοιπόν να κάνουμε τροποποιήσεις,
και όταν επιστρέψουμε στο Excel, το ενσωματωμένο αντικείμενο θα είναι ενημερωμένο
με τις αλλαγές που κάναμε. Αντίθετα αν εισαγάγουμε ένα αντίγραφο
της εικόνας δημιουργώντας μία σύνδεση μεταξύ των δύο εγγράφων, με κάθε
αλλαγή της εικόνας στη Ζωγραφική θα γίνεται αυτόματη ενημέρωση και στο
αρχείο του Excel.